QUEM SÃO?
A Central de Notas é a área responsável pelo recebimento das notas fiscais de produto e conhecimentos de transporte na Aviva.
QUAL O OBJETIVO?
Através da Central de Notas mantemos a organização e transparência nas operações comerciais de compra da empresa, evitando erros e inconsistências nos registros contábeis, além de facilitar a gestão fiscal e tributária.
Para garantir a efetividade desse processo, é necessário atentar-se aos seguintes pontos:
• Conferência das notas fiscais: todas as notas fiscais de produtos recebidos na Aviva devem obrigatoriamente ser conferidas pela Central de Notas antes de liberar o recebimento.
• Assinatura do canhoto: somente na Central de Notas é permitida a assinatura do canhoto das notas fiscais, exceto pela área patrimonial quando se tratar de produtos imobilizados.
• Liberação de fornecedores: nenhum fornecedor está autorizado a fazer entrega de produtos sem antes passar pela Central de Notas.
• Entrega das notas fiscais: todas as notas fiscais da Aviva devem ser entregues à Central de Notas, com exceção das notas fiscais de serviço, que são encaminhadas por e-mail para lançamento.
Após o recebimento e conferência das notas fiscais de produtos e dos conhecimentos de transporte, é feito o envio dos documentos para a tesouraria realizar os lançamentos em nosso sistema. Porém, caso ocorra o extravio dos documentos, é importante estar atento aos possíveis problemas, como:
• Não pagamento do boleto e consequente protesto da Aviva nos órgãos competentes;
• Bloqueio do faturamento da Aviva pelo fornecedor;
• Devolução indevida e/ou extravio de mercadorias;
• Pagamento de juros que poderiam ser evitados, impactando no resultado financeiro da empresa;
• Lançamento fora do mês de competência, impactando nos controles fiscais e apuração de tributos.
Dessa forma, é imprescindível que todas as notas fiscais de produto sejam encaminhadas e conferidas pela Central de Notas, visando garantir a eficiência dos processos e a saúde financeira da empresa.
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